Skartace uzavírá životní cyklus dokumentů.

Skartace se provádí vždy po uplynutí skartační lhůty dle platných zákonů.

Provádíme také skartaci dokumentů s osobními údaji ve zvláštní kategorii dle GDPR (dříve citlivé údaje). Našimi klienty jsou zdravotnická zařízení – nemocnice, specializovaná lékařská centra, praktičtí lékaři, odborné ambulance, advokáti, notáři, mzdové a daňové kanceláře.

Skartace dokumentů s os.údaji ve zvl.kategorii je prováděna dle normy DIN 66399 – stupeň utajení -NBÚ typ 3 tajné.

Skartační lhůty se nesmějí libovolně zkracovat. Můžete je prodloužit v případě provozní upotřebitelnosti. Sankce za neuchování dokumentů vyplývají z jiných souvisejících zákonů např. o dani z přidané hodnoty, o účetnictví, které upravují délku archivace pro různé typy písemností a zákonný postup v případě, že se písemnosti pro výpočet daní a následnou kontrolu nedochovaly.

Jak dlouho ukládat dokumenty, kdy a co je možné skartovat?

Dobu uskladnění všech typů dokumentů, které vznikají z činnosti soukromoprávních i veřejnoprávních subjektů popisuje Typový skartační rejstřík. Najdete tam i všechny typy dokumentů které jsou ze zákona považovány za archiválie – tedy dokumenty trvalé hodnoty např. zakladatelské listiny společnosti, stanovy, zápisy z valných hromad, výroční zprávy, audity, roční účetní závěrky apod., které ukládáte po celou existenci Vaší společnosti a o jejich osudu rozhoduje vždy státní archiv. Skartovat dokumenty lze po uplynutí skartačních lhůt a po odsouhlasení příslušným státním archivem.

Rádi se přijedeme podívat na Vaše firemní spisovny a nezávazně navrhneme řešení a cenovou nabídku.